個人情報に関する取扱いについて 
(個人情報保護に関する基本方針)

当社は個人情報保護の重要性に鑑み、お客様の信頼とその責任を十分に認識し、お客様の個人情報ならびにお客様の個人番号および個人番号をその内容に含む個人情報(以下「個人情報等」といいます。)について、個人情報保護に関する法律(個人情報保護法)その他の関連法令・ガイドライン等を遵守しつつ自主的なルール及び体制を確立し、以下の事項を実行し維持し適正に取り扱うことを宣言いたします。

1.情報の取得について

  1. 当社は、お客様の個人情報等を取得する場合、適切かつ適法な手段で取得します。
  2. 当社では、例えば、以下のような情報源から個人情報等を取得することがあります。
    (取得する情報源の例)
    お客様にご記入・ご提出いただく書類などにより直接提供される場合(ご本人様からの申込書などの書面の提出、ご本人様からのWebなどの画面へのデータ入力)

2.情報の利用目的について

当社は、不動産仲介業・清掃業・貸ビル業および複数の保険会社から委託を受けた保険代理店業を営んでおります。
当社はお客様との取引により頂いた個人情報等を、不動産仲介業・清掃業・貸ビル業および取引保険会社の商品及びこれらに付帯・関連するサービスをご提案するために必要な範囲で利用するほか、業務遂行のために業務委託先等に提供を行うことがあります。また、利用目的を変更する場合には、その内容をご本人に対し書面等により通知し、または事務所内への掲示などの方法により公表します。

保険代理店業における利用目的

当社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社の利用目的は、それぞれの会社のホームページ(下記)に記載してあります。

取扱保険会社一覧

不動産仲介業における利用目的

  • 不動産の売買契約又は賃貸借契約の相手方を探索すること、売買、賃貸借、仲介、管理等に関する契約(連帯保証契約を含む)を締結すること及び契約に基づく役務を提供すること。
  • 不動産の売買、賃貸借、仲介、管理等に関する情報を提供すること。
  • 上記2つの目的を達成するために必要な範囲で、契約の相手方及び売買・賃貸借希望者、他の宅地建物取引業者、指定流通機構、物件情報を書面又はインターネットで提供する者・団体・広告会社、融資に関わる金融機関、登記等に関わる司法書士その他専門家、提携損害保険会社、不動産管理業者、保証委託会社又はお客様の同意を得た第三者に対して提供すること。なお、契約の相手方探索のために指定流通機構に対して物件情報を提供する場合及び指定流通機構に登録されている物件についてご契約される場合には、個人情報等を次のとおり利用致します。
    1. 契約が成立した場合には、その年月日、成約価格等を指定流通機構に通知致します。
    2. 指定流通機構は、物件情報及び成約情報(成約情報は、売主様・買主様・貸主様、借主様の氏名を含まず、物件の概要・成約年月日・成約価格などの情報で構成されています)を指定流通機構の会員たる宅地建物取引業者や公的な団体に電子データや紙媒体で提供することなどの宅地建物取引業法に規定された指定流通機構の業務のために利用致します。
      • 提供される情報は、氏名、住所、電話番号、物件情報、成約情報その他必要な項目です。
      • 提供は、書面、電話、電子メール、インターネット、広告媒体等の手段で行います。
      • ご本人様からお申し出がありましたら、提供は中止致します。
        ※専属専任媒介契約、専任媒介契約が締結された場合には、宅地建物取引業法に基づき、指定流通機構への登録及び成約情報の通知が宅地建物取引業者に義務付けられます。
  • 上記1及び2の役務、情報を提供するために郵便物、電話、電子メール等により連絡すること。
  • お客様からのお問い合わせに応じるため、及び4の目的を達成するために必要に応じて保管すること。
  • 宅地建物取引業法第49条に基づく帳簿として、及びその資料として保管すること
  • 不動産の売買、賃貸借等に関する価格査定を行なうこと。なお、価格査定に用いた成約情報につきましては、宅地建物取引業法第34条の2第2項に規定する「意見の根拠」として仲介の依頼者に提供することがあります。
    • 提供される情報は、売主様・買主様・貸主様、借主様の氏名を含まず、成約物件の特定が困難となる工夫を施した物件の概要・成約価格などの項目です。
    • 提供は、書面、電子メール等の手段で行います。
    • 本人様からお申し出がありましたら、提供は中止致します。
  • 市場動向分析を行なうこと

貸ビル業・清掃業における利用目的

  • お客様と当社との間で締結した契約の履行
  • お客様との打合せや連絡および書類等の郵送

3.安全管理措置

当社は、取り扱う個人データの漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規定等の整備および実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するために適切な措置を講じています。

4.第三者への提供

当社は、以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人情報等を提供しません。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体又は財産の保護の為に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき。
  3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき。
  4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

5.個人情報の開示

個人情報保護法に基づく保有個人データに関する開示、訂正等または利用停止等に関するご請求については、ご請求者がご本人であることをご確認させていただいたうえで、手続を行います。保険会社や他社の保有個人データに関しては当該会社に対してお取り次ぎいたします。保有個人データに関し必要な調査を行なった結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。なお、開示等の手続きについては所定の手数料をいただきます。

(1)開示請求等手続の対象となる保有個人データの項目

住所、生年月日、電話番号、勤務先に関する情報などが対象となります。

(2)開示請求等手続の受付窓口

開示請求等手続につきましては、当社所定の書面をご提出いただくことによりお手続き致します。

(3)ご提出いただく書類

  1. 個人情報開示依頼書(開示請求の場合)
  2. 保有個人データ訂正等依頼書(訂正、削除、追加の場合)
  3. 保有個人データ利用停止等依頼書(利用停止、消去の場合)
  4. 本人確認のための書類(運転免許証やパスポート等の写し1点)
    (注)
    ・法定代理人による開示請求等手続の場合、上記 ④に加え代理権があることを確認するための書類も必要となります。
    ・代理人の方が手続きされる場合、当社所定の「代理人選任届」のご提出と代理人の方ご自身の上記④の書類も必要となります。
    ・上記④の書類につきましては、当社にお問い合わせください。

(4)手数料とその徴収方法

法第25条に基づく開示請求の場合は、現金により、当社所定の手数料をいただきます。なお、開示請求に応じられない場合であっても、下記手数料はご負担いただくことになりますので、予めご了承ください。

開示方法等手数料
回答書を窓口でお受取りされる場合 1依頼につき 1,000円+消費税
回答書を郵便でお受取りされる場合 1依頼につき 1,600円+消費税
回答書とは別に写し交付を受けられる場合 写し1枚につき 10円+消費税

(5)回答方法

開示請求の場合は、当社でお渡しする方法、またはお届け住所宛てに「本人限定受取郵便」(注)でご送付する方法のいずれかご希望の方法により、遅延なく書面をもって回答いたします。
なお、代理人の方からの開示請求、および保有個人データの訂正等ならびに利用停止等のご依頼に対する回答の場合は、ご本人さまお届け住所宛てに「本人限定受取郵便」でご送付させていただきますので、予めご了承願います。
(注)「本人限定受取郵便」とは、郵便物に記載された名あて人に限り郵便物を引渡す配達方法で、名あて人の住所または郵便局の窓口で本人確認をし、本人のみに配達する方法です。

(6)開示請求等手続に関して取得した個人情報の利用目的

開示請求等手続により当社が取得した個人情報は、当該手続のための調査、ご本人ならびに代理人の本人確認および権限確認、手数料の徴収、当該開示請求等手続に対する回答のみに利用いたします。

(7)固有個人データを開示しない場合のお取扱い

次に定める場合は、保有個人データは開示いたしかねますので、予めご了承願います。なお、開示しないことを決定した場合は、その理由を付してご本人にご通知申し上げます。

  • ご本人の確認ができない場合
  • 代理人の方のご依頼に際して、代理権の確認ができない場合
  • 当社所定の依頼書類に不備があった場合
  • 所定の手数料をご負担いただけない場合
  • ご依頼のあった個人情報項目が、保有個人データに該当しない場合
  • 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利害を害するおそれがある場合
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれのある場合
  • 他の法令に違反することとなる場合

6.委託先の監督

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内においてお客様の個人情報等の取扱いを委託する場合は、お客様の個人情報等の安全管理が図られるよう適切に監督いたします。
当社では、例えば、以下のような場合にお客様の個人情報等の取り扱いを委託しています。

(委託する事務の例)

  • 情報システムの運用・保守にかかわる事務
  • 機密文書等の収集・運搬・廃棄または裁断処理業務
    ※機密文書とは個人情報等を含む顧客情報、営業情報、企業情報、その他一切の情報をいいます。

7.継続的改善

当社は、お客様の個人情報等の保護および取扱いが適正に行われるよう従業者への教育・指導を徹底し、適正な取扱いが行われるよう取り組んでまいります。また、個人情報等の取扱いについて適宜見直し、改善を図ってまいります。

8.お問い合わせ窓口 (損害保険・生命保険取扱いにおける代理店)

お客様の個人情報等の取扱いに関するご質問・ご意見および苦情は以下までお申し出下さい。

お問い合わせ先

鹿児島市名山町1番3の43号
鹿児島ビル不動産株式会社 総務部
099-225-6955

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