個人情報保護方針
(プライバシーポリシー)

2023年10月1日

個人情報保護方針について

当社は、次のとおり、お客さまの個人情報および個人番号など(以下、「個人情報等」といいます。)の取り扱いに関する基本方針を定め、公表します。

1.取組方針

当社は、お客さまの個人情報等を取り扱うに当たり、「個人情報の保護に関する法律」(以下、「個人情報保護法」といいます。)および「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下、「番号法」といいます。)をはじめとする関係法令・ガイドラインなどに加えて、本方針に定めた事項および当社の諸規定を遵守します。また、当社は、お客さまの個人情報等の取り扱いなどについて継続的な改善に努めます。

2.情報の取得について

  1. 当社は、お客様の個人情報等を適切に取得いたします。
  2. 当社では、例えば、以下のような情報源から個人情報等を取得することがあります。
    (取得する情報源の例)
    ・お客様にご記入・ご提出いただく書類などにより直接提供される場合(ご本人様からの申込書などの書面の提出、ご本人様からのWebなどの画面へのデータ入力)
    ・当社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社から提供される場合
    ・宅地建物取引業法に規定された指定流通機構および指定流通機構の会員たる宅地建物取引業者、または不動産情報サイトから提供される場合

3.利用目的

  1. 当社は、お客さまの個人情報等に係る利用目的を特定した上で、お客さまの個人情報等を取得するに当たっては、その利用目的を通知、公表または明示するとともに、その利用目的の達成に必要な範囲内においてこれを取り扱います。なお、番号法における個人番号の利用など、特定の個人情報等の利用目的が法令などに基づき別途限定されている場合には、当該利用目的以外での取り扱いはいたしません。
  2. 当社における、個人情報等の利用目的は、店頭・ホームぺージなどへ掲示いたします。
  3. 当社は、ご本人にとって利用目的が明確になるよう具体的に定めるとともに、例えば、各種アンケートなどへの回答に際しては、アンケートの集計のためのみに利用するなど取得の場面に応じ、利用目的を限定するよう努めます。
  4. 当社は、ダイレクトメールの送付や電話などでの勧誘などのダイレクト・マーケティングで個人情報を利用することについて、ご本人により停止のお申し出があった場合は、当該目的での個人情報の利用を停止いたします。

4.第三者への提供

  1. 当社は、法で定める場合を除き、予め本人の同意を得ることなく、お客さまの個人情報を第三者に提供することはいたしません。ただし、利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取り扱いを委託する場合、合併などの場合には、お客さまの同意をいただくことなく、お客さまの個人情報を提供することがあります。
  2. お客様ご本人からの申し出があれば 第三者提供を停止いたします。
  3. 個人番号については番号法に限定的な明記された場合を除き、第三者へ提供いたしません。

5.機微情報の取り扱い

当社は、お客さまの機微(センシティブ)情報(「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」で定める情報を指します。)については、法令などに基づく場合や業務遂行上必要な範囲においてお客さまの同意をいただく場合などの同ガイドラインに掲げる場合を除き、取得・利用・第三者提供はいたしません。

6.安全管理措置

当社は、お客さまの個人情報との漏えい、滅失または毀損の防止のため、必要かつ適切な安全管理措置を実施いたします。また、お客さまの個人情報等を取り扱う従業員や委託先(再委託先なども含みます。)について、必要かつ適切な監督を行ってまいります。

7.個人データの取り扱いの委託

当社では、例えば、以下のような場合に個人データの取り扱いの委託を行っております。
(委託する事務の例)

  • 情報システムの運用・保守にかかわる事務
  • 機密文書等の収集・運搬・廃棄または裁断処理業務
    ※機密文書とは個人情報等を含む顧客情報、営業情報、企業情報、その他一切の情報をいいます。

8.開示請求などの手続き

  1. 当社は、個人情報保護法で定めるお客さまに関する保有個人データの利用目的の通知、内容の開示のご請求、保有個人データの内容が事実に反する場合などにおける訂正・追加・削除、利用の停止・消去・第三者提供の停止のご請求につきましては、適切かつ迅速な対応を行うよう努めてまいります。
  2. お手続きの詳細は、店頭・ホームぺージなどへ掲示いたします。

9.照会・苦情窓口

  1. 当社は、個人情報等の取り扱いに関するご意見・ご要望につきまして、適切かつ迅速に対応いたします。
  2. 当社の個人情報等の取り扱いおよび安全管理措置に関するご意見・ご要望・お問い合わせにつきましては、当社総務部(電話099-225-6955)までお申し出ください。
  3. 当社は、個人情報保護法上の認定を受けた認定個人情報保護団体である下記団体に加盟しています。下記団体では、加盟会社の個人情報等の取り扱いについての苦情・相談をお受けしております。
    【生命保険業務】 一般社団法人 生命保険協会     電話03-3286-2648
    【損害保険業務】 一般社団法人 日本損害保険協会   電話03-3255-1470
    【不動産業務】  鹿児島県庁土木部建築課管理係    電話099-286-2111

個人情報の利用目的について

当社は、個人情報保護法に基づき、お客さまの個人情報(氏名、住所、生年月日、電話番号、職業、勤務先など)を、下記業務ならびに利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。

業務内容 ・不動産仲介業
・貸ビル業
・清掃業
・複数の保険会社から委託を受けた保険代理店業
・飲食業
・物販業
・これらに付帯・関連する業務
利用目的 全業務共通
  1. お客様と当社との間で締結した契約を履行するため
  2. お客様との打合せや連絡および書類等を郵送するため
  3. 他の事業者などへ個人情報の処理の全部または一部を委託する場合で、適切な業務遂行に必要な範囲で委託先に提供するため
  4. 他の事業者などから個人情報の処理の全部または一部について委託された場合などにおいて、委託された当該業務を適切に遂行するため
  5. 市場調査ならびにデータ分析、アンケートの実施などによる商品や当社サービスの研究、開発のため
  6. ダイレクトメールの発送など、商品や当社サービスに関する各種ご提案のため
    (取得したウェブサイト閲覧履歴や取引履歴等の情報を分析して、お客様のニーズや関心等に応じた商品や当社サービスに関する広告や各種ご提案を行うことを含む)
  7. 提携会社などの商品や当社サービスの各種ご提案のため
    (取得したウェブサイト閲覧履歴や取引履歴等の情報を分析して、お客様のニーズや関心等に応じた商品や当社サービスに関する広告や各種ご提案を行うことを含む)
  8. その他、お客さまとの取引を適切かつ円滑に履行するため

不動産仲介業における利用目的
  1. 取引の相手方探索のために利用します。
  2. インターネット、概要書(チラシ)等で広告をするために利用します。
  3. 売買、賃貸借、媒介等の契約を締結し、契約に基づく役務を提供し又は情報を提供するために利用します。
  4. 不動産の売買、賃貸等に関する価格査定や市場動向分析するために利用します。
  5. ①~④の業務に関して郵便物、電話、電子メール等により連絡するために利用します。
  6. 指定流通機構(宅地建物取引業法により国土交通大臣の指定を受けた機構)の物件検索システム、当社が所属する宅地建物取引業協会及び全国宅地建物取引業協会連合会の不動産流通システムに物件情報を提供し、成約後には成約情報(氏名は含みません。)を提供して利用します。
  7. 価格査定に用いた成約情報は、宅地建物取引業法第34条の2第2項に規定する「価格の根拠」として媒介の依頼者に提供して利用することがあります。
  8. 宅地建物取引業法第49条に基づく帳簿を作成し、その保管をするために利用します。
  9. ⑥⑦以外にも、上記各目的を達成するために必要な範囲で、「個人情報の第三者提供について」記載の第三者に提供して利用することがあります。

保険代理店業における利用目的
  1. 各種保険商品・サービスの申し込みの受け付けのため
  2. 保険取引などにおける期日管理、各種保険商品販売後のご照会への対応など、継続的なお取引における管理のため
  3. 新規のお申し込みや継続的なお取引などに際しての判断のため
  4. 適合性の原則に則った保険商品・サービスのご提供や説明業務・説明責任を果たすため

当社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社の利用目的は、それぞれの保険会社のホームページ(下記)をご確認ください。

取扱保険会社一覧
利用の制限
  1. 当社は、上記「利用目的」により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を保有いたしません。
  2. 当社は、合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱いません。
  3. ただし、前二項の規定は、次に掲げる場合については、適用外とします。
    1. 法令に基づく場合
    2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
    3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
    4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
  4. 当該利用目的の停止を申し出られた場合、当社はこれを停止するものとします。なお、申し出に関しましては、下記へお問い合わせください。

本件に関するお問い合わせ窓口

鹿児島ビル不動産株式会社
〒892-0821 鹿児島市名山町1-3-43
099-225-6955
受付時間:平日9時〜17時

個人番号の利用目的について

当社は、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用などに関する法律」(2013年5月31日法律第27号)にもとづき、下記利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。

利用目的 ・給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
・雇用保険届出事務
・労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
・健康保険・厚生年金保険届出事務
・配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
・国民年金の第3号被保険者の届出事務
・報酬・料金等の支払調書作成事務
・不動産の使用料等の支払調書作成事務
・不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
・不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書作成事務

安全管理措置

(基本方針の策定)

  • 個人データの適正な取扱いの確保のため、関係法令・ガイドライン等の遵守、質問及び苦情処理の窓口等についての基本方針を策定

(個人データの取扱いに係る規律の整備)

  • 個人データの取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取扱方法を整備

(組織的安全管理措置)

  • 整備した取扱方法に従って個人データが取り扱われていることを責任者が確認
  • 従業者から責任者に対する報告連絡体制を整備

(人的安全管理措置)

  • 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
  • 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載

(物理的安全管理措置)

  • 個人データを取り扱うことのできる従業者及び本人以外が容易に個人データ を閲覧できないような措置を実施
  • 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施

(技術的安全管理措置)

  • 個人データを取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業者を明確化し、個人データへの不要なアクセスを防止
  • 個人データを取り扱う機器を外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

(外的環境の把握)

  • 外国において個人データを取り扱う場合には、当該外国における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで安全管理措置を実施

開示請求などのお手続き方法と依頼書について

1.開示請求などのお手続き方法と依頼書について

当社は、個人情報保護法に基づき(以下、これらの手続きを総称して「開示請求等手続」といいます)、ご本人またはその代理人からのご依頼により、以下の要領で開示請求等手続に対応いたします。なお、「個人情報保護法」第32条2項に基づき利用目的の通知をご希望される場合、上記「お問い合わせ窓口」にお申し出ください。

(1) 個人情報の開示請求等手続
開示請求等手続とは、個人情報に関する以下の手続きのことをいいます。
  [1] 開示依頼(「個人情報保護法」第33条1項に基づく開示請求) 当社が保有するお客さまの個人情報または第三者提供記録を知りたい場合、その開示を請求する手続きです。
  [2] 訂正等依頼(「個人情報保護法」第34条に基づき訂正、追加または削除)
開示を受けたご自分の個人情報に事実の誤りがある場合、その訂正、追加または削除を請求する手続きです。
  [3] 利用停止等依頼(「個人情報保護法」第35条1項、3項および5項に基づく利用停止、消去または第三者提供の停止)
ご自分の個人情報が適法に扱われていないと認められる場合、利用する必要がなくなった場合、個人情報保護委員会への報告義務がある重大な漏えい等の事案が発生した場合その他本人の権利または正当な利益が害されるおそれがある場合、その利用の停止、消去または第三者への提供の停止を請求する手続きです。
(2) 開示請求等手続の対象
  [1] 保有個人データ(住所、生年月日、電話番号、勤務先、取引開始日などに関する情報)
  [2] 第三者提供に係る記録または第三者提供を受ける際の記録
(3) 開示請求等手続の受付窓口
開示請求等手続につきましては、当社所定の書面をご提出いただくことによりお手続きいたします。
(4) ご提出いただく書類
  [1] 個人情報開示依頼書(開示請求の場合)
  [2] 保有個人データ訂正等依頼書(訂正、追加または削除の場合)
  [3] 保有個人データ利用停止等依頼書(利用停止、消去または第三者提供の停止の場合)
  [4] 官公庁が発行した本人確認書類
顔写真付き書類(運転免許証やパスポートなど)の写し1点
顔写真なし書類(健康保険被保険者証、年金手帳など)の場合は写し2点
  《注》
≪1≫法定代理人による開示請求等手続の場合、上記[4]に加え代理権があることを確認するための書類も必要となります。
≪2≫代理人(法定代理人を除く)の方が手続きされる場合、当社所定の「代理人選任届」のご提出と代理人の方ご自身の上記[4]の書類も必要となります。当社所定の「代理人選任届」につきましては、当社へお問い合わせください。
≪3≫上記[4]の書類につきまして、ご不明な場合は当社「お問い合わせ窓口」にお問い合わせください。
(5) 手数料とその徴収方法
個人情報保護法第33条1項にもとづく開示依頼の場合は、現金または口座振替の方法により、当社所定の手数料いただきます。なお、開示依頼に応じられない場合であっても、下記手数料をいただくことになりますので、予めご了承ください。
1依頼あたりの手数料は、下記「基本手数料」+「加算手数料」となります。

開示方法など 手数料(消費税込)
基本手数料 1,100円
加算手数料文書による郵便受取の場合  660円
USBメモリーによる郵便受取の場合 1,760円
USBメモリーによる窓口受取の場合 1,100円
(6) 回答方法
開示依頼の場合は、以下のうちお客様のご希望の方法により、遅滞なく回答いたします。
  [1] 当社窓口で回答書をお渡しする方法(文書またはUSBメモリー)
  [2] 「本人限定受取郵便」(注)で回答書をご送付する方法
  [3] 「本人限定受取郵便」で回答データを書き込んだUSBメモリーをご送付する方法
なお、代理人(法定代理人を除く)の方からの開示依頼、および保有個人データの訂正等ならびに利用停止等のご依頼に対する回答は、ご本人さま宛に回答させていただきます(郵送の場合は「本人限定受取郵便」で送付させていただきます)ので、予めご了承願います。
  (注)「本人限定受取郵便」とは、郵便物に記載された名あて人に限り郵便物を引き渡す配達方法で、名あて人の住所または郵便局の窓口で本人確認し、本人のみに配達する方法です。
(7) 開示請求等手続に関して取得した個人情報の利用目的
開示請求等手続により当社が取得した個人情報は、当該手続きのための調査、ご本人ならびに代理人の本人確認および権限確認、手数料の徴収、当該開示請求等手続に対する回答のみに利用いたします。
(8) 保有個人データを開示しない場合のお取り扱い
次に該当する場合は、保有個人データは開示いたし兼ねますので、予めご了承願います。なお、開示しないことを決定した場合は、その理由を付してご本人にご通知申し上げます。
  [1] ご本人の確認ができない場合
  [2] 代理人の方のご依頼に際して、代理権の確認ができない場合
  [3] 当社所定の依頼書類に不備があった場合
  [4] 所定の手数料をご負担いただけない場合
  [5] ご依頼のあった個人情報の項目が、保有個人データに該当しない場合
  [6] 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  [7] 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれのある場合
  [8] ご依頼のあった第三者提供記録が、開示依頼の対象に該当しない場合
  [9] 他の法令に違反することとなる場合

以上

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